Las 8 preguntas que nadie hace antes de contratar un programa para el taller (y que marcan toda la diferencia)

01

¿El precio está publicado o hay que llamar para saberlo?

Esta es la primera pregunta y la más fácil de comprobar: entra en la web del programa que estás considerando y busca la página de precios. Si el precio no aparece y tienes que rellenar un formulario o esperar a que te llame alguien, es una señal que merece atención.

Los programas con precio fijo y transparente lo publican sin problema porque saben que el precio es competitivo. Los que no lo publican suelen tener razones relacionadas con la variabilidad de los módulos o con la negociación comercial.

02

¿Qué funciones están incluidas y cuáles son de pago adicional?

Muchos programas tienen un «plan base» que suena completo y luego una larga lista de módulos adicionales que se contratan aparte. El método es siempre el mismo: el plan base parece suficiente hasta que empiezas a usarlo y descubres que la función que necesitas es un módulo extra.

Las funciones que en un taller pequeño deberían estar siempre incluidas sin discusión:

• Facturación, presupuestos y albaranes
• Órdenes de reparación
• Gestión de clientes y vehículos con historial
• Control de citas
• Control de stock
• Soporte técnico
• VeriFactu

Si alguna de estas funciones tiene un coste adicional, el precio real del programa es considerablemente mayor que el anunciado.

03

¿Cuántos usuarios incluye la suscripción?

En un taller familiar es habitual que el mecánico acceda al programa desde el foso con el móvil y la persona de administración lo use desde el ordenador de recepción. A veces también hay un aprendiz o un segundo mecánico que consulta las órdenes. Eso son fácilmente tres personas distintas usando el programa.

Algunos programas incluyen solo uno o dos usuarios en el plan base y cobran por cada usuario adicional. Si eso no aparece destacado en la página de precios, conviene preguntar específicamente antes de contratar.

04

¿VeriFactu está incluido o es un módulo aparte?

A partir del 1 de enero de 2027 (empresas bajo Impuesto sobre Sociedades) y del 1 de julio de 2027 (autónomos y pymes), el software de facturación debe cumplir con VeriFactu: cada factura tiene que quedar registrada de forma inalterable en el momento de su emisión.

Esta adaptación es obligatoria, no opcional. Y hay programas que la ofrecen incluida en el precio estándar, y otros que la cobran como actualización aparte. La pregunta hay que hacerla ahora, no cuando llegue la fecha límite.

05

¿El soporte está incluido y cómo funciona?

El soporte técnico de un programa de gestión importa más de lo que parece el primer día. El primer día todo funciona porque no tienes datos y no hay nada complejo. La prueba real viene cuando llevas tres meses usando el programa y surge una duda específica sobre una factura, un cliente o un documento.

Hay que distinguir entre soporte incluido y soporte «disponible». Algunos programas tienen soporte incluido en el precio; otros tienen soporte básico por email y cobran el telefónico como servicio premium. Y en algunos el soporte es a través de foros de comunidad, lo que puede funcionar para un informático pero no para un mecánico con una duda urgente a las cinco de la tarde.

06

¿Funciona desde móvil, tablet y PC sin instalar nada?

En un taller en funcionamiento, el programa tiene que poder usarse desde donde esté quien lo necesita: la administración en el ordenador de recepción, el mecánico en el foso con una tablet, el dueño consultando algo desde el móvil en casa por la noche. Un programa que requiere instalación en cada dispositivo o que solo funciona en Windows limita cómo y dónde se puede usar.

Los programas que funcionan directamente en el navegador — sin instalación, sin actualizaciones manuales, válidos en cualquier sistema operativo — son la opción más práctica para un taller pequeño.

07

¿Hay permanencia o se puede cancelar cuando quieras?

Algunos programas ofrecen descuento a cambio de contratar por uno o varios años por adelantado, con cláusulas que hacen difícil o costoso cancelar antes de ese plazo. No es una práctica rara en el sector del software.

Si el programa no funciona como esperabas, o si tus necesidades cambian, conviene poder cambiar de opción sin penalizaciones. Pregunta específicamente qué pasa si decides cancelar a mitad de año o antes del término de un contrato.

08

¿Está diseñado para talleres como el tuyo?

Hay una diferencia importante entre un programa diseñado para cualquier tipo de taller — chapa, pintura, neumáticos, camión, náutica, franquicias, flotas — y un programa diseñado específicamente para el taller familiar de mecánica general. El primero tiene más funciones, más pantallas, más configuraciones y más cosas que aprender. El segundo tiene exactamente lo que necesita un taller pequeño y nada más.

Un sistema ERP pensado para empresas con múltiples departamentos y empleados puede usarse en un taller de dos personas, pero la curva de aprendizaje es mayor, el precio suele ser superior y muchas de las funciones quedarán sin usarse. Para el taller familiar, la sencillez no es un defecto: es una ventaja.